プライバシーポリシー
理事会議事録生成アシスタント（以下「本サービス」）における個人情報および音声データの取り扱いについて説明します。
最終更新日：2026年4月9日
1. 収集するデータ
本サービスでは、議事録生成に必要な以下のデータを一時的に収集します。
- ・アップロードされた音声ファイル（録音データ）
- ・会議情報フォームに入力された情報（管理組合名・建物名・開催日時・場所・議長名など）
- ・AI が生成した文字起こしテキストおよび議事録データ
- ・サービス改善のためのアクセスログ（IPアドレス、ブラウザ種別など）
2. データの利用目的
収集したデータは、以下の目的にのみ使用します。
本サービスで作成できるドキュメントは以下の 2 種類です
📄 理事会議事録
区分所有法第42条準拠の構造化議事録。第N号議案形式・署名欄・実行事項・宿題事項を含む。Markdown・Word（.docx）形式でダウンロード可能。
📨 次回理事会 招集通知
標準管理規約準拠の招集通知案。今回の継続審議・宿題事項を次回議題として自動抽出。Word（.docx）形式でダウンロード可能。
- ・音声ファイルの文字起こし処理（OpenAI Whisper API を使用）
- ・議事録・招集通知の構造化・生成処理（OpenAI GPT-4 を使用）
- ・Markdown・Word（.docx）形式でのドキュメント出力
- ・サービスの安定稼働および品質改善
⚠️ 収集したデータを第三者へ販売・提供することは一切ありません。
3. データの保存と削除
✅ 音声データは処理完了後に自動削除されます
アップロードされた音声ファイルは、文字起こし処理が完了した時点でサーバーから削除されます。長期間保存されることはありません。
| データ種別 | 保存期間 |
|---|---|
| 音声ファイル（録音データ） | 文字起こし処理完了後、即時削除 |
| 文字起こしテキスト | 議事録生成完了後、即時削除 |
| 生成された議事録データ | ユーザーがダウンロード後、または終了操作後に削除 |
| 会議情報（日時・場所など） | セッション終了後に削除 |
| アクセスログ | 最大90日間保存後、自動削除 |
4. 第三者サービスの利用
本サービスは、音声処理・AI 生成のために以下の外部サービスを利用しています。各サービスのプライバシーポリシーもあわせてご確認ください。
OpenAI（Whisper API / GPT-4）
音声の文字起こしおよび議事録生成に使用。OpenAI の API データ利用ポリシーに基づき、API 経由で送信されたデータはモデルの学習には使用されません。
OpenAI プライバシーポリシー →クラウドホスティングサービス
本サービスのホスティング・認証基盤として利用。データはセキュアなクラウド環境で処理されます。
5. セキュリティ対策
- ・すべての通信は HTTPS（TLS 1.2 以上）で暗号化されています
- ・音声ファイルはクラウドストレージに一時保存され、アクセス制御が施されています
- ・サービス運営者以外がデータにアクセスすることはありません
6. お問い合わせ
本プライバシーポリシーに関するご質問・ご要望は、下記までお問い合わせください。
7. プライバシーポリシーの変更
本ポリシーは、法令の改正やサービス内容の変更に伴い、予告なく改定される場合があります。改定後のポリシーは本ページに掲載した時点で効力を生じるものとします。